eIFU-Eignung

Kann Ihr Produkt papierlos werden? Ein eIFU-Entscheidungsbaum

Sechs Prüfschritte entscheiden, ob ein Produkt in der EU elektronische Gebrauchsanweisungen führen darf. Der Entscheidungsbaum, der Artikel hinter jedem Schritt und die Fälle gemischter Nutzung.

Zuletzt geprüft

6
Prüfschritte
(EU) 2021/2226
Durchführungsverordnung
(EU) 2025/1234
Geändert durch
10 / 15 Jahre
Bereithaltung
Kann dieses Produkt papierlos werden?

Elektronische Gebrauchsanweisungen in der EU

Verordnung (EU) 2021/2226, geändert durch die Verordnung (EU) 2025/1234. Die Schritte 1, 2, 3, 5 und 6 sind Ja-oder-Nein-Fragen. Schritt 4 bestimmt, welches Dokument in Papierform bleibt.

  1. Braucht das Produkt überhaupt eine Gebrauchsanweisung?

    Nein

    Es ist keine Gebrauchsanweisung erforderlich, also gibt es nichts zu veröffentlichen. Produkte der Klassen I und IIa, die sich ohne sie sicher anwenden lassen, sind ausgenommen (Anhang I, 23.1 Buchstabe d, MDR).

    Ja

  2. Ist es ein Produkt im Sinne der MDR?

    Nein

    In-vitro-Diagnostika fallen unter die IVDR: nur beruflicher Gebrauch, ausgenommen sind Produkte für patientennahe Tests (Anhang I, 20.1 Buchstabe f, IVDR).

    Ja

  3. Ist es zur Verwendung durch professionelle Nutzer bestimmt?

    Nein

    Die elektronische Form ist nur für Produkte für professionelle Anwender zulässig (Artikel 3 Absatz 1). Ein Produkt für Laien behält seine Gebrauchsanweisung in Papierform (MDR, Anhang I, 23.1 Buchstabe d). Für Software gilt ein eigener Weg (Artikel 3 Absatz 3).

    Ja

  4. Ist eine Verwendung durch Laien nach vernünftigem Ermessen zu erwarten?

    Ja

    Die für Laien bestimmte Gebrauchsanweisung wird in Papierform bereitgestellt. Die Gebrauchsanweisung für Fachkreise darf elektronisch bleiben (Artikel 3 Absatz 2).

    Nein

  5. Zeigt Ihre Risikobewertung, dass die Sicherheit erhalten oder verbessert wird?

    Nein

    Nicht nachgewiesen. Die elektronische Form ist für dieses Produkt so lange nicht geeignet, wie die Bewertung sie nicht trägt (Artikel 4 und Artikel 5 Nummer 1).

    Ja

  6. Können Sie die Bedingungen die vollen 10 oder 15 Jahre einhalten?

    Nein

    Anforderungen an Aufbewahrung, Papier auf Anfrage, Sprache, Kennzeichnung und Website gelten für den gesamten Zeitraum (Artikel 5, 6 und 7).

    Ja

Elektronische Gebrauchsanweisungen sind für dieses Produkt zulässig.

Eigener Weg: Software

Software im Sinne der MDR darf ihre Gebrauchsanweisung über sich selbst bereitstellen (Artikel 3 Absatz 3).

Eine Papierfassung bleibt während des gesamten Aufbewahrungszeitraums auf Anfrage verfügbar (Artikel 5 Nummer 3).

Die sechs Prüfschritte

Jeder Schritt des Entscheidungsbaums, der Artikel dahinter und was ihn entscheidet.

  1. Schritt 1

    Braucht das Produkt überhaupt eine Gebrauchsanweisung?

    MDR, Anhang I, Kap. III, 23.1 Buchst. d

    Die Gebrauchsanweisung wird grundsätzlich zusammen mit dem Produkt bereitgestellt. Die MDR lässt eine Ausnahme für Produkte der Klassen I und IIa zu, wenn eine sichere Anwendung ohne sie gewährleistet ist. Die Ausnahme ist eng, und andere Bestimmungen desselben Abschnitts können gleichwohl verlangen, dass Informationen mitgeliefert werden.

    Dieser Schritt steht am Anfang, weil er einen Teil des Portfolios ohne jeden Aufwand herausnehmen kann: Wo keine Gebrauchsanweisung erforderlich ist, gibt es nichts zu veröffentlichen.

    Wenn nein Es ist keine Gebrauchsanweisung erforderlich, also gibt es nichts zu veröffentlichen. Produkte der Klassen I und IIa, die sich ohne sie sicher anwenden lassen, sind ausgenommen (Anhang I, 23.1 Buchstabe d, MDR).

  2. Schritt 2

    Ist es ein Produkt im Sinne der MDR?

    MDR Art. 1 Abs. 4 IVDR, Anhang I, 20.1 Buchst. f

    Als „Produkte“ bezeichnet die MDR Medizinprodukte, deren Zubehör sowie die in Anhang XVI aufgeführten Produkte. Produkte, die unter die Übergangsbestimmungen des Artikels 120 fallen, sind ebenfalls erfasst (Erwägungsgrund 3 der Verordnung 2025/1234).

    In-vitro-Diagnostika fallen nicht unter diese Verordnung. Die IVDR enthält eine eigene Erlaubnis, zu ähnlichen, aber nicht identischen Bedingungen.

    Wenn nein In-vitro-Diagnostika fallen unter die IVDR: nur beruflicher Gebrauch, ausgenommen sind Produkte für patientennahe Tests (Anhang I, 20.1 Buchstabe f, IVDR).

  3. Schritt 3

    Ist es zur Verwendung durch professionelle Nutzer bestimmt?

    Art. 3 Abs. 1 Begriff in Art. 2 Nr. 2

    Der Begriff ist definiert: Professionelle Nutzer sind Personen, die das Produkt in Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit im Rahmen einer professionellen Gesundheitsdienstleistung nutzen. Maßgeblich ist damit, in welcher Eigenschaft das Produkt gehandhabt wird, und nicht, wer es beschafft hat.

    Wenn nein Die elektronische Form ist nur für Produkte für professionelle Anwender zulässig (Artikel 3 Absatz 1). Ein Produkt für Laien behält seine Gebrauchsanweisung in Papierform (MDR, Anhang I, 23.1 Buchstabe d). Für Software gilt ein eigener Weg (Artikel 3 Absatz 3).

  4. Schritt 4

    Ist eine Verwendung durch Laien nach vernünftigem Ermessen zu erwarten?

    Art. 3 Abs. 2

    Die Bestimmung setzt an der Gebrauchsanweisung an, nicht am Produkt: Eine nach vernünftigem Ermessen vorhersehbare Verwendung durch Laien nimmt das Produkt daher nicht mehr aus dem Anwendungsbereich heraus.

    Sie hilft nur dort, wo das klinische und das an Laien gerichtete Dokument getrennt vorliegen. Dient eine einzige Gebrauchsanweisung beiden Zielgruppen, gibt es nichts zu trennen, und das Dokument wird vollständig gedruckt.

    Die Überlegung zu Portfolios mit gemischter Nutzung

    Wenn ja Die für Laien bestimmte Gebrauchsanweisung wird in Papierform bereitgestellt. Die Gebrauchsanweisung für Fachkreise darf elektronisch bleiben (Artikel 3 Absatz 2).

  5. Schritt 5

    Zeigt Ihre Risikobewertung, dass die Sicherheit erhalten oder verbessert wird?

    Art. 4 Art. 5 Abs. 1

    Die Schritte 1 bis 4 belegen, dass elektronische Gebrauchsanweisungen zulässig sind. Sie belegen nicht, dass die elektronische Form für das betreffende Produkt angemessen ist — dafür ist die dokumentierte Risikobewertung da, und dort leistet eine Eignungsprüfung den größten Teil ihrer Arbeit.

    Sie muss nachweisen, dass die elektronische Form das mit der Papierform erreichte Sicherheitsniveau erhält oder verbessert, und mindestens die elf in Artikel 4 Absatz 1 genannten Aspekte abdecken. Drei davon geben bei einem konkreten Produkt in der Regel den Ausschlag.

    • Merkmale des Umfelds, in dem das Produkt verwendet werden soll Zu beschreiben ist die Umgebung am Ort der Anwendung, nicht die Bedingungen, unter denen das Dokument entstanden ist. Ein gemeinsam genutztes Terminal im OP, ein steriles Feld, in dem niemand einen Bildschirm berühren kann, ein Rettungswagen ohne Netzabdeckung und die Wohnung eines Patienten ergeben für dieselbe Gebrauchsanweisung vier verschiedene Antworten — und wird ein Produkt in mehreren davon verwendet, taugt die Bewertung nur so viel wie der ungünstigste Fall. Art. 4 Abs. 1 Buchst. b
    • Zugang zu den elektronischen Mitteln zum Zeitpunkt der Verwendung „Zum Zeitpunkt der Verwendung“ gibt diesem Aspekt sein Gewicht. Ein Dokument, das vom Schreibtisch aus einwandfrei erreichbar ist, kann in dem Raum, in dem das Produkt geöffnet wird, außer Reichweite sein. Es zählt, welche Geräte dem Nutzer nach vernünftigem Ermessen zur Verfügung stehen, wie es um die Verbindung in diesem Raum steht und was sich dazwischenschiebt — eine Anmeldung, eine App, eine Datei, die sich auf dem tatsächlich vorhandenen Bildschirm nicht öffnen lässt. Art. 4 Abs. 1 Buchst. d
    • Vorhersehbare medizinische Notfallsituationen Dieser Aspekt bewertet nicht das elektronische System; er benennt die Situationen, in denen niemand etwas nachschlagen wird. Stellt die Bewertung eine solche fest, stehen die betreffenden Angaben auf dem Produkt selbst oder auf einem Beipackzettel ( Artikel 5 Absatz 4 ) — das ist eine Ausnahme innerhalb des elektronischen Wegs und kein Ausschluss davon, denn die übrige Gebrauchsanweisung kann elektronisch bleiben. Art. 4 Abs. 1 Buchst. g

    Die Bewertung legt außerdem den Zeitraum fest, innerhalb dessen die Papierform auf Anforderung bereitgestellt wird ( Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe i ). Diesen Zeitraum hat der Hersteller zu begründen; Artikel 5 Absatz 3 begrenzt ihn auf sieben Kalendertage nach Erhalt der Anforderung — oder auf die Lieferung des Produkts, wenn der Nutzer dies bei der Bestellung verlangt hat.

    Wenn nein Nicht nachgewiesen. Die elektronische Form ist für dieses Produkt so lange nicht geeignet, wie die Bewertung sie nicht trägt (Artikel 4 und Artikel 5 Nummer 1).

  6. Schritt 6

    Können Sie die Bedingungen die vollen 10 oder 15 Jahre einhalten?

    Artikel 5 Artikel 6 Artikel 7

    Der letzte Schritt ist operativer und nicht rechtlicher Natur. Die Bedingungen sind nicht schwer zu lesen; die Frage ist, ob sie sich so lange einhalten lassen, wie die Fristen zur Bereithaltung laufen.

    Die 25 Bedingungen, Artikel für Artikel
    Anforderung Artikel
    Bereithaltung bei Produkten mit bestimmtem Verfallsdatum, ausgenommen implantierbare Produkte: zehn Jahre, nachdem das letzte Produkt in Verkehr gebracht wurde, und mindestens zwei Jahre nach Ablauf des Verfallsdatums des zuletzt hergestellten Produkts Art. 5 Abs. 9
    15 Jahre für implantierbare Produkte und für Produkte ohne bestimmtes Verfallsdatum Art. 5 Abs. 10
    Papierform auf Anforderung, kostenfrei Art. 5 Abs. 3
    Verfügbarkeit in jedem Mitgliedstaat, in dem das Produkt bereitgestellt oder in Betrieb genommen wird, sofern die Risikobewertung nichts anderes rechtfertigt, in einer von diesem Mitgliedstaat bestimmten Amtssprache der Union Art. 5 Abs. 2 Art. 5 Abs. 11
    Versionsverlauf über die Fristen hinweg, veraltete Fassungen auf Anfrage Art. 5 Abs. 13
    Kennzeichnung und Zugangsangaben, darunter die Basis-UDI-DI oder die UDI-DI und der Weg zur Papierform Art. 6
    Eine Website nach Artikel 7 Absatz 2 , mit einer Internetadresse, die während der gesamten Frist unverändert und direkt zugänglich bleibt Art. 7 Abs. 2 Buchst. e
    Die Adresse in der UDI-Datenbank Art. 7 Abs. 3

    Artikel 7 Absatz 2 Buchstabe e ist die Bedingung, die ein auf einer allgemeinen Marketing-Website abgelegtes Dokument am ehesten verfehlt, denn die Adresse ist für die Dauer der Bereithaltungsfrist festgelegt und nicht für die Lebensdauer der aktuellen Website.

    Wenn nein Anforderungen an Aufbewahrung, Papier auf Anfrage, Sprache, Kennzeichnung und Website gelten für den gesamten Zeitraum (Artikel 5, 6 und 7).

Der eigene Weg für Software

Fällt Software unter die MDR, kann der Hersteller die Gebrauchsanweisung über die Software selbst bereitstellen statt in Papierform. Die Bestimmung betrifft den Weg der Bereitstellung, nicht die Nutzergruppe.

Art. 3 Abs. 3

Elektronisch zusätzlich zur Papierform

Elektronische Gebrauchsanweisungen zu veröffentlichen und die gedruckte Fassung weiterhin mitzuliefern, ist ein anderer Fall, auf den die obigen Schritte nicht zutreffen. Verlangt ist die Übereinstimmung mit der Papierfassung — und diese über Sprachen und Revisionen hinweg zu wahren, ist der Teil, der Arbeit macht.

Art. 9

Was die elektronische Form nicht entfallen lässt

Art. 5 Abs. 3 Art. 5 Abs. 9 Art. 5 Abs. 10

Papierform auf Anforderung

Kostenfrei für den Nutzer, solange die Frist zur Bereithaltung läuft.

Art. 5 Abs. 4

Angaben für Notfälle

Angaben zu vorhersehbaren medizinischen Notfallsituationen, auf dem Produkt oder einem Beipackzettel.

Art. 6 Abs. 2

Zugangsangaben

Auf der Verpackung oder, falls dies nicht möglich ist, auf Papier mit jedem Produkt mitgeliefert.

Art. 6 Abs. 5

Der vollständige Text

Die elektronische Gebrauchsanweisung liegt vollständig als Text vor, der Symbole und Grafiken enthalten kann. Video- oder Audiodateien können hinzukommen, sie ersetzen den Text nie.

In der Praxis

  1. Führen Sie die Prüfung je Produktfamilie durch

    Nicht einmal für das ganze Unternehmen. Die Schritte 4, 5 und 6 können für Produkte unter demselben Qualitätsmanagementsystem unterschiedlich ausfallen.

  2. Halten Sie die Schritte 3 und 4 laufend fest

    Beides sind Positionen, die in der Konformitätsbewertung möglicherweise zu verteidigen sind, und beide lassen sich leichter sofort aufschreiben als später rekonstruieren.

  3. Klären Sie Schritt 6, bevor Sie eine Lösung wählen

    Es geht um eine Zusage über Jahre und nicht um eine Entscheidung von heute.

Zulässig ist nicht gleich verpflichtend. Die Durchführungsverordnung (EU) 2025/1234 erlaubt elektronische Gebrauchsanweisungen für Produkte, die für professionelle Nutzer bestimmt sind; sie schreibt sie nicht vor, und die Pflicht zur Papierform auf Anforderung bleibt unberührt.

Quellen

Jede Aussage auf dieser Seite lässt sich auf einen dieser Texte zurückführen, gelesen im Amtsblatt und nicht in Sekundärliteratur.

4 Quellen anzeigen
  • Durchführungsverordnung (EU) 2021/2226 der Kommission Artikel 2 Nummer 2, Begriff der professionellen Nutzer. Artikel 3 Absätze 1, 2 und 3: Anwendungsbereich, Laien und Software. Artikel 4 Absatz 1: Aspekte der Risikobewertung, darunter die Buchstaben b, d, g und i. Artikel 5 Absätze 1, 2, 3, 4, 9, 10, 11 und 13. Artikel 6 Absätze 1, 2, 3 und 5. Artikel 7 Absatz 2: Anforderungen an die Website. Artikel 9: elektronische Gebrauchsanweisungen zusätzlich zur Papierform.
  • Durchführungsverordnung (EU) 2025/1234 der Kommission Zur Änderung der Durchführungsverordnung (EU) 2021/2226 hinsichtlich der Medizinprodukte, für die die Gebrauchsanweisung in elektronischer Form bereitgestellt werden darf. Streichung des dritten Unterabsatzes des Artikels 1, der die Produkte des Anhangs XVI ausgenommen hatte; Streichung des Wortes „Medizin“ in Artikel 2 Nummer 2 und Neufassung der Nummer 3; Neufassung des Artikels 3 Absätze 1 und 2; Streichung des Artikels 5 Nummer 12 und Neufassung der Nummer 13; Streichung des Artikels 6 Absatz 4; Streichung des Artikels 7 Absatz 2 Buchstabe f und neuer Artikel 7 Absatz 3 zur UDI-Datenbank; Streichung des Artikels 8; Streichung des Artikels 9 Absatz 2. Erwägungsgrund 3: Produkte unter den Übergangsbestimmungen des Artikels 120.
  • Verordnung (EU) 2017/745 (MDR) Artikel 1 Absatz 4 sowie Anhang I Kapitel III Abschnitt 23.1 Buchstaben d und f.
  • Verordnung (EU) 2017/746 (IVDR) Anhang I Kapitel III Abschnitt 20.1 Buchstabe f.